No ambiente acadêmico, especialmente em uma universidade pública, a gestão eficiente dos processos administrativos e acadêmicos é fundamental para assegurar o bom funcionamento da instituição. Nesse contexto, a implementação de um repositório de processos torna-se uma ferramenta essencial. Este documento apresenta a importância e os benefícios de um repositório de processos para uma universidade pública.
O que é um Repositório de Processos?
Um repositório de processos é um ambiente centralizado onde são armazenados, organizados e gerenciados os processos de uma instituição. Ele inclui fluxos de trabalho, procedimentos operacionais padrão (POP), normas, regulamentos e diretrizes que guiam as atividades da universidade.
A implementação de um repositório de processos em uma universidade pública não é apenas uma prática recomendada, mas uma necessidade para garantir a eficiência, transparência e conformidade nas suas operações. Além disso, contribui significativamente para a melhoria contínua e a tomada de decisões informadas, promovendo um ambiente acadêmico mais organizado e eficiente. Investir em um repositório de processos é investir na qualidade e no futuro da instituição.
Processos Construídos com o Escritório de Processos:
O Escritório de Processos — no seu conceito mais moderno de Centro de Excelência (CoE), de acordo com o CBOK — atua de maneira estratégica como um órgão de consultoria interna para fornecer padrões, métodos e ferramentas de gestão. A sua real função consiste em prestar auxílio técnico e metodológico aos diversos setores para que eles próprios mapeiem seus processos, promovendo a maturidade e a autonomia das áreas. Portanto, o escritório assume um papel de facilitador e orientador. Toda essa governança e sustentação das atividades de modelagem são direcionadas sob o padrão internacionalmente aceito e reconhecido pelo mercado, a notação BPMN 2.0, assegurando um vocabulário comum e o alinhamento da execução à estratégia corporativa.
Sistema Base de Conhecimento (SisBC) da Superintendência de TI (STI):
O Sistema SisBC é uma ferramenta desenvolvida para facilitar o acesso a orientações, procedimentos e dúvidas frequentes sobre os sistemas institucionais. O objetivo desta plataforma é centralizar guias passo a passo, vídeos e manuais, promovendo mais autonomia e agilidade no uso das nossas ferramentas digitais no dia a dia acadêmico e administrativo. Para solicitar novos tutoriais à STI, registre sua demanda via SOSTI (Sistema de Chamados).
Procedimentos elaborados pela Unidade de Controle Interno (UCI):
Os Procedimentos Operacional Padrão (POP) da UCI são documentos essenciais para garantir a padronização, eficiência e segurança na execução de tarefas dentro de uma organização. Eles descrevem, de forma clara e objetiva, os passos necessários para a instrução de um processo, garantindo que todas as atividades sejam executadas de maneira uniforme e conforme as melhores práticas. Os POPs são elaborados em conformidade com normas e regulamentos internos e externos vigentes. Por representarem a estática processual, são passíveis de atualizações, sempre buscando a melhoria na composição e fluxo dos procedimentos. Caso identifique a necessidade de atualização de algum POP, envie sua sugestão fundamentada para cci@uern.br.
Documentos e Legislação pertinentes:
DECRETO Nº 33.095/2023 – Programa de Integridade e Compliance do Governo do Rio Grande do Norte
Guia do Comitê Interno de Integridade e Compliance – Volume 1
