ATRIBUIÇÕES DA PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
PRÓ-REITOR(A):
- Assessorar diretamente ao(à) Reitor(a), conforme especificidades da Pró-Reitoria, cumprindo e fazendo cumprir as atribuições peculiares à mesma, especialmente no que se refere à administração da Universidade.
PRÓ-REITOR(A) ADJUNTO(A):
- Substituir o(a) titular nas suas ausências e impedimentos;
- Representar a Pró-Reitoria em reuniões, comissões, fóruns e outros eventos;
- Acompanhar as atividades das Diretorias e demais Setores da Pró-Reitoria;
- Exercer outras atribuições delegadas pelo(a) titular.
ASSESSORIA TÉCNICA:
- Assessorar o Gabinete do(a) Pró-Reitor(a) e os diversos Setores da Pró-Reitoria no planejamento e desenvolvimento das ações a cargo da PROAD;
- Sugerir o desenvolvimento de ações e atividades que possam contribuir para o incremento ou melhoria dos procedimentos e trâmites administrativos da PROAD.
- Organizar encontros, seminários e acompanhar resultados;
- Minutar e revisar documentos necessários aos trabalhos da Pró-Reitoria;
- Cumprir outras tarefas conforme delegação dos(as) Pró-Reitores(as).
SECRETARIA:
- Agendar os compromissos dos(as) Pró-Reitores(as);
- Despachar diariamente com os(as) Pró-Reitores(as);
- Efetuar, receber e filtrar ligações telefônicas;
- Redigir correspondências oficiais, convites e outros documentos designados pelos(as) Pró-Reitores(as);
- Agendar os compromissos dos(as) Pró-Reitores(as);
- Receber, protocolar, encaminhar, triar, registrar e encaminhar documentos e correspondências impressas e eletrônicas;
- Organizar e secretariar reuniões conduzidas pelos(as) Pró-Reitores(as);
- Arquivar documentos e correspondências diversas e manter o arquivo organizado;
- Orientar e monitorar as atividades da equipe de auxiliares.
DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO E SERVIÇOS:
- Demandar, operacionalizar, gerenciar e fiscalizar as contratações de bens e serviços comuns;
- Planejar, organizar e controlar as atividades dos diversos Departamentos e Setores à ela subordinados, além de traçar estratégias e métodos de trabalho que tornem o serviço mais eficiente;
- Estabelecer ações para que a atividade administrativa disponibilize relatórios operacionais ou informativos adequados, que demonstre o cumprimento de suas metas e resultados alcançados;
- Gerenciar as atividades e contratos relacionados ao apoio e suporte administrativo básico, tais como: Suprimentos (compras, armazenamento, distribuição de materiais e equipamentos), Serviços Gerais (transportes, limpeza, conservação e manutenção predial e de equipamentos), entre outros correlatos.
Setor de Arquivo e Documentação:
- Manter, guardar e organizar os documentos e arquivos da UERN;
- Orientar os setores da Instituição sobre os procedimentos para envio e solicitação de arquivos;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Diárias, Passagens e Hospedagens:
- Receber, controlar, regular e organizar as demandas de diárias, passagens e hospedagens no âmbito da UERN;
- Orientar os setores da Instituição sobre os procedimentos de solicitação, esclarecendo sobre os limites regulamentares e legais para os pedidos;
- Outras tarefas correlatas.
DEPARTAMENTO DE MANUTENÇÃO E SEGURANÇA:
- Coordenar e supervisionar os setores, a fim de viabilizar a segurança, a limpeza, a conservação e o bom funcionamento das estruturas físicas e prediais básicas da Instituição;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Manutenção:
- Responder pela limpeza e manutenção básica em geral das estruturas físicas da UERN;
- Gerenciar e fiscalizar serviços de limpeza de todos os ambientes da Instituição, objetivando proporcionar ambientes limpos e confortáveis aos alunos, professores e técnicos administrativos da UERN;
- Gerenciar e fiscalizar serviços de manutenção em geral, a fim de garantir o funcionamento e conservação básica das estruturas prediais e equipamentos da UERN;
- Articular ações com divisões em unidades descentralizadas no Campus de Mossoró e divisões em todos os Campi, a fim de operar, organizar, demandar e propor soluções nesta área;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Segurança:
- Responder pela vigilância patrimonial e segurança em geral da UERN, articulando com os demais Campi, a gim de buscar e propor soluções nesta área, com vistas a proporcionar um ambiente seguro, ordeiro e confortável aos alunos, professores e técnicos administrativos da UERN;
- Orientar os usuários quanto à guarda do patrimônio físico da UERN, assim como responder por aqueles bens que, direta ou indiretamente, estejam sob sua responsabilidade;
- Orientar os usuários sobre procedimentos em caso de ocorrências relacionadas à segurança patrimonial;
- Outras tarefas correlatas.
DEPARTAMENTO DE MATERIAIS E PATRIMÔNIO:
- Controlar, gerenciar a execução das contratações relacionadas à aquisição de bens de consumo e permanentes;
- Conferir a instrução dos processos de compras e serviços;
- Emitir Ordens de Compras e Serviços de acordo com os contratos;
- Realizar o controle de notas de empenho e notas fiscais das compras de bens e materiais em geral;
- Manter contato com os fornecedores de bens e materiais em geral;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Almoxarifado:
- Receber e conferir os materiais de consumo adquiridos ou cedidos, de acordo com o documento de compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes;
- Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque;
- Registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;
- Encaminhar ao Departamento de Materiais e Patrimônio as notas fiscais para demais providências, com vistas ao pagamento;
- Elaborar estatísticas de consumo por materiais e centros de custos para previsão das compras;
- Elaborar balancetes dos materiais de consumo existentes e outros relatórios solicitados;
- Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;
- Garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos materiais, visando um atendimento ágil e eficiente;
- Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente;
- Propor políticas e diretrizes relativas a estoques e programação de aquisição e ao fornecimento de material de consumo;
- Estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados;
- Estabelecer as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para fins de reposição de estoque, bem como solicitar sua aquisição;
- Traçar uma logística de distribuição e transporte de materiais de consumo;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Patrimônio:
- Receber e conferir os materiais permanentes adquiridos ou cedidos, de acordo com o documento de compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes;
- Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque;
- Registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;
- Encaminhar ao Departamento de Materiais e Patrimônio as notas fiscais para demais providências, com vistas ao pagamento;
- Elaborar estatísticas de consumo por materiais e centros de custos para previsão das compras;
- Elaborar balancetes dos materiais de consumo existentes e outros relatórios solicitados;
- Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;
- Garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos materiais, visando um atendimento ágil e eficiente;
- Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente;
- Estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados;
- Traçar uma logística de distribuição e transporte de materiais permanentes e equipamentos solicitados;
- Cadastrar e tombar o material permanente recebido;
- Registrar a movimentação de bens móveis;
- Providenciar a baixa patrimonial e o seguro dos bens móveis e imóveis;
- Proceder, periodicamente, ao inventário dos móveis constantes no cadastro;
- Verificar, periodicamente, o estados dos bens móveis e imóveis;
- Promover medidas administrativas necessárias à defesa dos bens patrimoniais;
- Outras tarefas correlatas.
DEPARTAMENTO DE TRANSPORTES:
- Responder pela logística e transporte de professores, técnicos administrativos e estudantes da Universidade, bem como de carga e materiais, no interesse desta IES, orientando e sendo auxiliado pelos Setores de Transportes dos Campi Avançados nestas tarefas;
- Responder pela manutenção e abastecimento da frota veicular;
- Responder pelos contratos e serviços relacionados aos transportes da Instituição;
- Outras tarefas correlatas.
DIRETORIA DE LICITAÇÕES E CONTRATOS:
- Responder, de forma geral, pelas licitações e compras públicas no âmbito desta IES, regidos na forma da lei e regulamentos vigentes;
- Organizar, avaliar e executar os processos de leilões e desfazimentos de bens;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Pesquisa de Preço:
- Realizar pesquisas de preços e de mercado, na forma prevista em lei, instruções normativas e regulamentos;
- Auxiliar setores demandantes na busca de soluções de mercado, a fim de viabilizar a pesquisa;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Planejamento:
- Preencher, organizar e compilar o Plano Anual de Contratações da Instituição, a partir das demandas remetidas e produzidas pelos setores competentes, submetendo-os à aprovação de autoridade superior;
- Atuar na elaboração de Termo de Referência, com base nos documentos e informações juntadas previamente pelos demandantes, atuando junto a estes em caso de necessidade de ajustes e correções;
- Outras tarefas correlatas.
Setor de Contratos:
- Organizar e reunir as informações gerais dos contratos (lista de contratos, valores, prorrogações, repactuações, reajustes, supressões, acréscimos, exclusão/inclusão de fonte orçamentária, entre outras alterações);
- Orientar e assessorar os gestores de contratos sobre procedimentos gerais relacionados a contratos, modelos de documentos, modelos de planilhas, entre outros;
- Comunicar aos gestores de contratos sobre proximidade de fim de vigência de contratos passíveis de prorrogação;
- Redigir minutas e documentos gerais relacionados a contratos (contrato, termos de designação de gestor/ficais, prorrogação, repactuação, reajuste, supressão, acréscimo, exclusão/inclusão de fonte orçamentária, entre outras alterações);
- Acompanhar e manter registros de procedimentos gerais relacionados a contratos (prorrogação, repactuação, reajuste, supressão, acréscimo, exclusão/inclusão de fonte orçamentária, entre outras alterações);
- Efetuar registros de penalidades contratuais em sistemas disponíveis para tal (SICAF ou outros que venham a estar disponíveis);
- Fazer interface de contato com representação legal da FUERN e fornecedores, para fins de assinatura de contratos;
- Fazer interface de contato com autoridade competente, gestores e fiscais, para fins de assinatura de termos de designação;
- Outras tarefas correlatas.
Agentes de Contratação/Pregoeiros:
- Dar impulso ao processo licitatório e conduzir toda a fase externa do processo licitatório, até a homologação do certame, entre outras tarefas atribuídas em lei;
- Publicar em Imprensa Oficial os atos relacionados aos contratos;
- Preencher, organizar e compilar o Plano Anual de Contratações da Instituição, a partir das demandas recebidas pelos setores competentes, submetendo-o à aprovação de autoridade superior;
- Atuar na elaboração de Termo de Referência, com base nos documentos e informações juntadas previamente pelos demandantes, atuando junto a estes em caso de necessidade de ajustes e correções;
- Outras tarefas correlatas.
