A Diretoria de Cerimonial e Eventos da UERN
A Diretoria de Cerimonial e Eventos da Universidade do Estado do Rio Grande do Norte tem o papel importante de promover a educação superior, assim como elevar seu conhecimento científico, cultural e social. Este setor ressalta as ações da UERN ao celebrar cada ato, garantindo o planejamento, organização e realização dos eventos e colações de grau com a formalidade que cada um exige.
Atualmente, o Cerimonial desta instituição conta com sete servidores, distribuídos nos seguintes cargos e funções: Diretora de Cerimonial e Eventos, Chefe do Setor de Gestão de Cerimonial, Chefe do Setor de Eventos, Chefe de Relações Institucionais, Chefe de Condução de Solenidades, Mestre de Cerimônias e Secretário da Diretoria.
A Diretoria de Cerimonial e Eventos está sob a responsabilidade da técnica administrativa Renatha Rebouças de Oliveira, mestra em Letras pela Universidade do Estado do Rio Grande do Norte e conduz a diretoria desde 04 de novembro de 2022.
Com especialização em Gestão de Empresas e Pessoas e graduação em Turismo pela Universidade Potiguar, Hayanna Morais Falcão está atualmente na Chefia do Setor de Gestão de Cerimonial.
A Chefia do Setor de Eventos está sob a responsabilidade de Juliana Sabrina Perez de Oliveira, mestra em Ciências Sociais e Humanas e graduada em Comunicação Social, com habilitação em Jornalismo, pela Universidade do Estado do Rio Grande do Norte.
Na Chefia do Setor de Condução de Solenidades está Ricardo Magno dos Anjos, especialista em Geografia e Gestão Ambiental, pela Faculdades Integradas de Patos e graduado em Rádio e TV, pela Faculdade Integrada Grande Fortaleza; em Pedagogia, pela Faculdade Entre Rios do Piauí, e em Geografia, pela Universidade do Estado do Rio Grande do Norte.
A engenheira agrônoma pela Universidade Federal Rural do Semiárido, especialista em Administração em Sistemas da Qualidade e bacharela em Administração pela Universidade do Estado do Rio Grande do Norte, Laizy Cabral Miranda está atualmente na Chefia do Setor de Relações Institucionais.
Mestre de Cerimônias desta Universidade, Walterlin Silva Lopes, é pós-graduado, a nível de Especialização, em Antropologia Cultural, e graduado em Letras e Artes, nas habilitações Língua Portuguesa e Língua Inglesa e Suas Respectivas Literaturas, pela Universidade do Estado do Rio Grande do Norte.
Como Secretário da Diretoria de Cerimonial e Eventos está o técnico administrativo, João Batista Freire de Morais, formado em Teologia pela Universidade do Estado do Rio Grande do Norte.
Durante o planejamento, organização e realização, cada um exerce uma função ímpar.
A Diretora do Cerimonial tem como atribuições supervisionar as solenidades de concessão, pela UERN, de outorga de grau, diplomas, certificados e honrarias; acompanhar, quando necessário, a Reitora ou o Vice-Reitor em eventos externos; assessorar a Reitora e o Vice-Reitor durante as solenidades; assegurar a observância do cerimonial e da ordem de precedência nos eventos em que a UERN promova ou em que seja anfitriã; orientar e supervisionar, desde que solicitado, os eventos de seminários, palestras e conferências; coordenar o Cerimonial, fixar as funções de seus auxiliares e distribuir as atribuições; manter articulação com o Cerimonial do Governo, da Prefeitura e das iniciativas não-governamentais, quando necessário; orientar e supervisionar a expedição de convites que sejam em nome da Reitora para cerimônias e solenidades promovidas pelo gabinete da Reitora.
Tem ainda como responsabilidade orientar a Reitora e o Vice-Reitor sobre a programação, o protocolo e o cerimonial das solenidades e recepções as quais deva ou não comparecer, informando sobre todos os dados complementares, inclusive o traje exigido; coordenar as solenidades, que envolvam a presença da Reitora, assim como o cerimonial de visitas de altas personalidades civis e militares, nacionais e estrangeiras; organizar a montagem de mesas de honra ou diretora, obedecendo as regras de precedência e a forma de tratamento correspondente a cada componente da mesa; supervisionar o trabalho do pessoal de apoio, especialmente do Mestre de Cerimônias e, quando houver, das recepcionistas; realizar reuniões com as comissões de formatura para orientação e esclarecimento sobre as normas do cerimonial das solenidades das colações de grau em caráter ordinário e extraordinário, bem como dirigir o processo do concurso de orador oficial das colações de grau ordinárias.
A Chefe do Setor de Gestão de Cerimonial tem como responsabilidade o planejamento, a elaboração de roteiros, gerencia as informações das solenidades, articulando junto ao gestor a logística do evento.
A Chefe do Setor de Eventos tem como responsabilidade assessorar a Chefe do Cerimonial no planejamento e organização das solenidades de concessão de outorga do grau e nos demais eventos acadêmicos, como simpósios, seminários e congressos; definir a equipe de trabalho; providenciar o translado da equipe do Cerimonial e do material – mesa diretora, tribunas, mastros, panóplias, cadeiras, por exemplo – a ser utilizado nas solenidades; visitar antecipadamente o ambiente onde acontecerá o evento, orientando a organização do mesmo; checar o número de assentos e a identificação dos mesmos; catalogar a presença de homenageados e autoridades para compor a mesa diretora; conduzir, quando necessário, as autoridades aos assentos reservados; nas solenidades de colação de grau, organizar em ala e conduzir a congregação, pró-reitores e graduandos aos assentos identificados; contactar, e solicitar informações sobre o evento; identificar os acessos; verificar a estrutura do local, como iluminação, equipamentos de som, por exemplo, realizar procedimentos do pós-evento, construir o relatório final, analisando os resultados e dificuldades encontradas.
A Chefe do Setor de Relações Institucionais deve possuir boa capacidade de comunicação e de resolução de conflitos, é responsável pelo relacionamento e comunicação entre instituições e entre os professores, técnicos e discentes da Universidade, visando a harmonia e a tomada de decisão seja sempre benéfica para todos os envolvidos, assessorando os gestores, interligando as agendas do eventos, acompanhando as reuniões, os eventos e cerimônias de colação de grau, dando suporte as reuniões e eventos internos e externos.
O Chefe do Setor de Condução de Solenidades deve possuir capacidade analítica e crítica para gerir conflitos, desenvolvendo habilidades e estratégias de comunicação, conduzindo as solenidades e eventos, articulando com a direção o roteiro e as informações, deve manter atualizado os contatos do mailing list, enviar os convites das solenidades da instituição, avaliar prazos mínimos de antecedência para o envio, com o objetivo de garantir que o convidado ao receber o convite tenha um tempo para organizar a sua participação; manter atualizada a lista de confirmações e ausências para registrar os retornos dos convidados.
Na UERN, este profissional também atua como mestre de Cerimônias, que, por sua vez, são os responsáveis pela elaboração do roteiro, assim como a locução do mesmo durante as solenidades. Cabem a eles, conduzir com boa postura, voz firme e segurança todo o evento. Estes profissionais também têm como competência identificar as autoridades e, quando necessário, confeccionar as nominatas e orientar o público durante o evento.
O Secretário da unidade administrativa tem como função assessorar a Diretora e a sua equipe, bem como, elaborar documentos oficiais e protocolos de correspondências expedidas e recebidas, assim como o arquivamento dessas correspondências. Antes das solenidades, deve confirmar a presença dos pró-reitores e professores que participarão do evento, contactar os demais membros do Cerimonial, informando-lhes o tipo de solenidade, assim como o traje e outras informações, como data, local e horário que acontecerá a solenidade. Deve ainda organizar a pasta de material que será utilizada na solenidade: cartões de autoridades, material de expediente. Durante a solenidade, o secretário pode auxiliar nos eventos e deve dar suporte técnico à equipe, recepcionar pró-reitores, professores, autoridades, prestar orientações sobre o evento, encaminhar, acomodar e esclarecer eventuais dúvidas dos convidados sobre a programação do evento, garantindo, assim, o bom andamento da solenidade.
O Cerimonial da Universidade do Estado do Rio Grande do Norte abrange não somente o Campus de Mossoró/RN, mas também o Campus de Pau dos Ferros/RN, o Campus de Assu/RN, o Campus de Patu/RN, o Campus de Natal/RN e o Campus Caicó/RN.
Todo evento planejado, organizado e realizado pelo Cerimonial da Universidade do Estado do Rio Grande do Norte – UERN – tem como principal objetivo evidenciar as ações da Universidade, ressaltando o conhecimento científico, social e cultural, assim como a evolução humana de cada indivíduo.
